Goed communiceren is essentieel als je fijn wil samenwerken met je team, zo werd duidelijk tijdens de inspirerende én actieve landelijke dag van de bdKO in Bennekom. ‘We moeten elkaar beter laten uitpraten en ik moet als directeur goed checken of iedereen begrijpt wat we doen.’
Communicatie is motivatie
Hoe kun je elementen uit de topsport toepassen bij het runnen van jouw kinderdagverblijf of BSO? Van de buitenkant lijken het twee totaal verschillende werelden, maar topsportcoach/ondernemer Dennis van der Laan ziet veel overeenkomsten. Hij is de eerste spreker op de landelijke bdKO-dag van 2023 met het thema ‘Het geheim van een goed team’. Dennis komt uit een echt ondernemersgezin en leidt samen met zijn broer het familiebedrijf Vanderlaan, waarmee ze werkzaam zijn in de IT, beveiliging en elektrotechniek. Daarnaast is hij manager van goudenmedaillewinnaars zoals turnster Sanne Wevers, zeilster Marit Bouwmeester en schaatsster Irene Schouten via zijn sportmarketingbureau XpeditionGold. Wil je tot grote prestaties komen, dan moet iedere leidinggevende zich volgens Van der Laan realiseren dat uiteindelijk alles menselijk is. Maar hoe pak je dat aan?
Toewijding
In zijn keynote stelt hij veel geleerd te hebben van de Olympische Spelen en hoe die door de verschillende landen georganiseerd werden. Kort laat Van der Laan een fragment zien van de opening van de spelen in Beijing in 2008. Duizenden mensen staan, op dezelfde afstand naast elkaar en bewegen op precies hetzelfde ogenblik. ‘Wat kan ik daarvan leren?’ vroeg Dennis van der Laan zich af, toen hij vol bewondering naar die opening keek. Hij ziet daar dat de focus op de ultieme perfectie en de ijzeren discipline zorgden voor de perfecte samenwerking. Die lessen neemt hij mee naar zijn eigen familiebedrijf. Vanaf dat moment moet ook hun focus op verbeteren, discipline en kwaliteit. Van zijn medewerkers vraagt hij toewijding en de flexibiliteit om te veranderen. Dat werkt, want zijn bedrijf groeit.
Bijzonder
Tot hij een paar jaar later ziet dat zijn aanpak weliswaar werkt, maar dat hij een belangrijk element is vergeten. Ten overstaan van de directeuren start Dennis een video in van de opening van de Olympische Spelen in Londen in 2012, waar de Britten in het stadion net hebben ontdekt dat Beatle Paul McCartney aanwezig is. Spontaan wordt ‘Hey Jude’ ingezet, uit duizenden kelen. Vanaf zijn plek zingt Paul McCartney vrolijk mee, wuivend met een vlaggetje. Van der Laan krijgt er nog kippenvel van. Op dat moment ziet hij hoe de sfeer en het plezier een enorme saamhorigheid veroorzaken. Hij realiseert zich dat als werknemers samen plezier hebben, ze geneigd zijn langer trouw te blijven aan een bedrijf. Vanaf dat moment besluit hij daar aandacht aan te geven, door meer tijd in te plannen voor ontspannende activiteiten. Maar ook door bijvoorbeeld jubilarissen uit te lichten op sociale media. ‘Zorg dat mensen trots zijn dat ze voor je werken én dat ze zich bijzonder voelen.’
Tegelijk realiseert hij zich: wil je een bedrijf runnen, dan moet je in beweging blijven. Een paar jaar later kijkt hij naar de opening van de Olympische Spelen in Rio de Janeiro. Wat hij ziet is niet bepaald aanlokkelijk. Topsporters moeten hun grootste prestaties soms leveren in half afgemaakte stadions. Maar opeens ziet Van der Laan wat hij kan leren van de Brazilianen. Want al zijn de stadions van buiten niet allemaal af, van binnen is het op orde gemaakt en zo kunnen de sporters toch goed functioneren. ‘Ik zag: zij kunnen niet goed organiseren, maar wel goed improviseren. En bedacht: hoe goed kunnen wij dat als bedrijf?’
Hoe specifieker, hoe makkelijker
De drie elementen die hij ziet bij die verschillende Olympische Spelen zijn volgens Van der Laan belangrijk in veel bedrijven, ook in de kinderopvang. Dus wil je verder komen als bedrijf? Focus dan op verbeteren en kwaliteit, maar vergeet nooit de sfeer en het vermogen om te improviseren als leider en team.
Die drie punten neemt hij ook mee in zijn werk als manager van al die goudenmedaillewinnaars. Daarbij is de werkwijze van die topsporters volgens hem heel inspirerend voor iedereen die een bedrijf leidt. Want met elk van die sporters doorloopt hij hetzelfde traject van drie delen. Wat is hun hoofddoel? In veel gevallen is dat goud halen op de Olympische Spelen. Wat is het procesdoel? Daarin focussen ze op wat ervoor nodig is om dat goud te halen. Hoe moet je ervoor trainen en onder welke omstandigheden bijvoorbeeld.
Tot slot noemt hij het korte termijn doel. Wat moet je bijvoorbeeld per week halen aan training en verbetering om uiteindelijk op je einddoel uit te komen? Die werkwijze is volgens Dennis van der Laan goed te vertalen naar de kinderopvang. In de zaal vraagt hij naar de doelen van de aanwezigen. ‘Toegankelijk zijn voor alle kinderen’, zegt één van de directeuren. ‘In heel Nederland?’, vraagt Van der Laan. ‘Nee, in de omgeving’, is het antwoord. Het is direct een mooi voorbeeld, want volgens de ondernemer gaat het daar vaak mis. Doelen worden nog te vaak vaag omschreven. ‘Hoe specifieker je doel, hoe makkelijker het is om te halen.’
Visualiseren
Wat daarbij kan helpen is het doel visualiseren, gelooft hij. Dat is iets wat turnster Sanne Wevers heeft gedaan. Natuurlijk trainde ze eindeloos, maar ook in haar hoofd bereidde ze zich voor op de Olympische Spelen in Rio de Janeiro. Ze stelde zich vaak voor hoe die dag eruit zou zien. Wat zou ze eten, wat zou ze doen vlak voor de wedstrijd en hoe zou ze lopen naar de balk? Heel precies stelde ze zich die dag voor, om het in Rio vervolgens helemaal te doen zoals ze zich had voorgesteld. Het resultaat daarvan? Ze won goud.
Van der Laan geeft de aanwezigen mee: ga eens nadenken over waar jij in de toekomst wil staan en visualiseer dat. Daarmee wordt je doel nog concreter.
Tot slot zet hij op een rij hoe je belangrijke stappen kunt zetten bij het bouwen van een succesvol team. Allereerst moet je mensen vertrouwen geven. Daarna moet je zorgen dat het team zich vrij voelt om te discussiëren in vergaderingen en betrokken is bij de planvorming. Want, zo stelt hij, samen haal je veel meer ideeën op. Als mensen zich verantwoordelijk voelen, zul je sneller resultaten boeken. Met al zijn voorbeelden en lessen geeft Dennis van der Laan de aanwezigen genoeg stof om de komende weken over na te denken.
Lessen voor burgers
De tweede spreker op de Landelijke Dag is veteraan Dominique Schreinemachers. Al op haar 11de wist ze precies wat zij wilde worden: helikopterpiloot bij Defensie. De weg daarnaartoe was allesbepalend in haar leven. Ze start met een heftig fragment over een helikopter die in Afghanistan door de Taliban werd neergeschoten. Dominique was de copiloot van die helikopter. Ze weet zeker dat het uiteindelijk goed afliep door de heftige training die zij en haar teamleden jarenlang hebben gehad en waar volgens haar veel lessen uit te halen zijn voor burgers.
Ze vertelt over de drie categorieën mensen waaruit de meeste groepen bestaan. Met haar collega’s werd ze tijdens de opleiding gedropt op het strand bij Neeltje Jans. Ze kregen enkel de opdracht: jullie moeten rechts. Vervolgens zag ze hoe de groep zich ging formeren. Als eerste kwamen de mensen met de grootste waffel die direct wilden gaan lopen. Verder was er een tweede groep die eigenlijk wel wat meer wilde weten. Welke richting moesten ze precies op? Waren er communicatiemiddelen? En tot slot was er een derde groep. Met mensen die er traag achteraan sjokten, niet precies begrepen wat er gaande was of mokten over de onduidelijkheid.
Die drie groepen die Dominique op het podium schetst, worden later tijdens het actieve gedeelte van de dag mooi duidelijk. De aanwezigen zijn verdeeld in drie groepen en moeten verschillende opdrachten doen. Zo krijgen ze een blindeerbril voor en moeten ze in een kring gaan staan. In het midden ligt een touw. Dat moeten ze op de tast pakken, om samen met de hele groep een vierkant met evenredige zijden te maken. Nog voor de brillen op zijn, begint één van de aanwezigen al enthousiast een plan uit de doeken te doen. Zijn plan wordt onderbroken door Dominique, die hem streng zegt dat dit niet de bedoeling is. Er wordt pas gecommuniceerd als de brillen op zijn.
Neem iedereen mee
Het is een fascinerend schouwspel. Met het touw aan de hand, blijkt het waanzinnig moeilijk om een plan te maken. Eén van de aanwezige heren stelt voor om een lijn te maken en vanuit daar vier gelijke delen te organiseren. Een goed plan, maar het bereikt de achterste persoon niet. Zij vraagt verschillende keren wat ze nu precies moet doen, maar het overleg blijft te ver van haar vandaan. Ze krijgt hulp van een andere directeur die luid benadrukt dat de opdracht onduidelijk is. Helpen doet het niet en daarom wordt overgeschakeld op een ander plan. Er wordt weer een kring gemaakt en één van de teamleden gaat langs het touw om een vierkant te maken.
In de evaluatie bespreekt Dominique wat er gebeurde. Ze richt zich tot de man die voor zijn beurt het woord nam. ‘Wat zo mooi aan jou is, is dat je actiegericht bent. Dat is een grote kracht, maar kan ook een zwakte zijn. Omdat jij meteen van start gaat, krijgen andere teamleden geen kans om iets in te brengen.’ Ze wijst ook op de communicatie die het einde niet bereikte. Je kunt als leider nog zo’n goed plan hebben, als een deel van jouw teamleden niet begrijpt wat de bedoeling is zul je nooit het gewenste resultaat halen.
Interessant is ook de andere opdracht. Daar krijgt de helft van de groep een blindeerbril op en moeten ze zich door een buddy op afstand door een parcours laten leiden. Wat opvalt is dat hoe duidelijker de omschrijvingen zijn, hoe sneller de persoon met de blindeerbril door het parcours gaat. Tegen één van de deelnemers wordt bijvoorbeeld ‘draaien’ geroepen. Maar hoe moet zij weten welke kant ze op moet draaien? ‘Draai naar rechts’ is al veel duidelijker. De opdracht laat zien dat korte en duidelijke communicatie het meest effectief is. Hier in het bos, maar ook zeker op de werkvloer.
De derde opdracht is misschien wel het meest complex. De deelnemers moeten een toren bouwen die minstens vijftig centimeter boven de vloer komt én het hele groepje (van ongeveer zes leden) kan dragen. Dat mag enkel met zes palen en touwen. Daarbij heeft ieder lid van het groepje een briefje gekregen met rode beperkingen (zoals: iedereen moet op de matten blijven staan) en groene aanwijzingen (als iedereen op de mat staat, mag één persoon ervan af om de palen en het touw te halen). Het is mooi om te zien hoe er wordt overlegd. Niet alleen vraagt de leider aan alle aanwezigen na alle beperkingen en aanwijzingen, één van de ander vat ze nog eens samen, net zolang tot iedereen weet wat er van hem/haar wordt verwacht.
Als dat helder is, wordt het stil en opvallend snel en soepel worden de bouwwerken in elkaar gezet. Wat de deelnemers daarvan meepikken? Omdat iedereen mee was in het plan en begreep wat hij/zij moest doen, was er vertrouwen dat de klus geklaard kon worden. Dat is iets wat de aanwezige directeuren zeker meenemen. ‘Er is nog te veel ruis bij ons in de vergaderingen’, stelt één van hen. ‘We moeten elkaar beter laten uitpraten en ik moet als directeur goed checken of iedereen begrijpt wat we doen. Daar zullen we als team door groeien.’
Samen is de sleutel
Nog even terug naar eerder op de dag, waar Dominique de zaal meenam naar haar eigen opleidingen. Waar ze vertelde over de vele ontberingen in het ijskoude Zweedse Kiruna waar ze in een klein zelfgemaakt hutje moest overleven met twee buddy’s. Hoe ze een week lang alleen in het bos moest blijven, met enkel een aardappel, een peen en een vis. Dat ze tijdens een training eindeloos moest lopen zonder eten en drinken, om uiteindelijk een zak over haar hoofd te krijgen en ‘ontvoerd’ te worden door de vijand. Stuk voor stuk heftige ervaringen, maar wel gebeurtenissen die haar leerde om in control te blijven onder de zwaarste omstandigheden. Die haar eigenlijk al, zonder dat ze dat wist, voorbereidde op het bijna fatale ongeluk dat ze later zou meemaken.
Aan de aanwezigen laat ze de video zien van dat moment. Alle betrokkenen blijven opvallend kalm terwijl de helikopter na de beschieting steeds meer olie verliest. Als Dominique vloekt, zegt haar piloot simpelweg: ‘Rustig blijven, Do’. Ze blijven in contact, houden de communicatie kort en strak en het lukt uiteindelijk om te landen in het kamp. Opgelucht zetten ze voet aan de grond en benadrukken tegenover elkaar dat ze het goed gedaan hebben, als team. Dominique: ‘Als je vertrouwen hebt in elkaar, kun je het allerbeste doen in de moeilijkste situatie.’ Zij geeft de directeuren mee: communicatie is motiverend, zet altijd een extra stapje voor de ander en help elkaar zodat je samen je doel kunt bereiken.’